Zeiterfassung

Tutorial

In 5 Minuten startklar

1. Testphase starten. Im Lizenzportal Ihre Firma registrieren – 14 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten.
2. Mitarbeiter eintragen. Im Portal die E-Mail-Adressen der Kollegen hinzufügen, die die Zeiterfassung nutzen sollen.
3. Installieren. Setup herunterladen und ausführen. Danach sitzt das ZE-Symbol unten rechts im Infobereich der Taskleiste.
4. Anmelden. Beim ersten Start die eigene E-Mail-Adresse eingeben und den Code aus der E-Mail eintragen.
5. Moco verbinden. Oben rechts „Bei Moco anmelden“ – ab jetzt stehen Ihre Projekte und Leistungen im Buchungsformular.
6. Normal arbeiten. Die Zeiterfassung merkt sich im Hintergrund, woran Sie arbeiten. Abends Blöcke auswählen, buchen, „Nach Moco übertragen“ – fertig.

Installation

Die Zeiterfassung läuft unter Windows. Das Setup installiert das Programm für den angemeldeten Benutzer – Administratorrechte sind dafür nicht nötig. In den Einstellungen lässt sich der Autostart einschalten, damit die Erfassung nach dem Hochfahren von selbst läuft.

• Klick auf das ZE-Symbol im Infobereich öffnet die Oberfläche im Browser.
• Rechtsklick auf das Symbol: Erfassung pausieren oder fortsetzen, Programm beenden.
• Die Oberfläche läuft lokal auf Ihrem Rechner und ist von anderen Geräten aus nicht erreichbar.

Sieht man das Symbol nicht, liegt es oft im ausgeblendeten Bereich (Pfeil ^ neben der Uhr). Dort kann man es per Ziehen dauerhaft einblenden.

Testphase & Lizenzen

Lizenzen verwaltet der Admin Ihrer Firma selbst im Lizenzportal:

• 14 Tage kostenlos testen, danach 5 € pro Nutzer und Monat (zzgl. MwSt.), monatlich kündbar.
• Eine Lizenz gehört zu einem Mitarbeiter (E-Mail-Adresse) und gilt auf bis zu 2 PCs.
• Mitarbeiter hinzufügen, deaktivieren, Geräte entfernen und weitere Admins eintragen.
• Rechnungen und Zahlungsart verwalten – Kauf und Rechnung laufen über unseren Zahlungspartner Paddle.
• Offline: Nach einer Anmeldung läuft das Programm 7 Tage ohne Internet weiter. Die Lizenz wird im Hintergrund erneuert.

Die Oberfläche

Zeiten buchen

1. Blöcke auswählen: Klick wählt einen Block, Umschalt+Klick einen Bereich, Strg+Klick einzelne Blöcke dazu.
2. Projekt suchen: Einfach tippen – Nummer, Name oder Kunde, auch mehrere Wörter. Zuletzt verwendete Projekte stehen oben.
3. Leistung und Beschreibung wählen. Die Beschreibung schlägt das Programm aus den bearbeiteten Dateien vor.
4. Buchen. Die Buchung steht danach unten in der Liste mit dem Status offen.
5. Nach Moco übertragen: Der Knopf sendet alle offenen Buchungen des Tages, ↑ in einer Zeile nur diese eine.

Moco verbinden

Oben rechts „Bei Moco anmelden“: Moco-Adresse (z. B. firma für firma.mocoapp.com), E-Mail und Passwort eingeben. Alternativ den persönlichen API-Schlüssel aus Moco einfügen (Profil → Integrationen).

• Das Passwort wird nicht gespeichert, nur der persönliche API-Schlüssel – verschlüsselt mit Windows und nur für Ihren Windows-Benutzer lesbar.
• Jede Buchung landet in Moco bei dem Mitarbeiter, dem das Konto gehört.
• Mehrere Konten, auch von verschiedenen Firmen, gleichzeitig nutzbar. Im Buchungsformular wählen Sie je Buchung das Konto.
• Gleiche Zeit in mehreren Konten: „+ Gleiche Zeit zusätzlich in weiterem Konto buchen“ – in den Summen zählt die Zeit nur einmal.
• Abgleich: Direkt in Moco gebuchte oder geänderte Zeiten erscheinen automatisch als „aus Moco“. Abgerechnete Einträge sind mit 🔒 gesperrt.

Sie nutzen statt Moco ein anderes System (z. B. Personio, Jira, DATEV)? Weitere Integrationen lassen sich direkt im Programm unter „Konten & Integrationen“ anfragen – oder über unser Kontaktformular.

Mit Kollegen teilen

Waren mehrere Kollegen beim gleichen Termin? Sobald ein Projekt gewählt ist, zeigt das Buchungsformular das Projektteam aus Moco. Angehakte Kollegen bekommen beim Übertragen denselben Eintrag in ihr eigenes Moco.

• Dafür braucht der Buchende in Moco das Recht „Personal“.
• Ohne dieses Recht: 🔗 in der Buchungszeile erzeugt einen Link. Der Kollege klickt darauf, prüft den vorausgefüllten Eintrag und legt ihn selbst an.
• Beim Ändern oder Löschen fragt das Programm, ob die Einträge der Kollegen mitgeändert werden sollen.

Outlook-Termine & Teams-Besprechungen

Mit „Mit Microsoft anmelden“ (in den Einstellungen unter Microsoft 365 oder direkt im Kalenderbereich) zeigt die Zeiterfassung die Termine des Tages – einschließlich Teams-Besprechungen. In der Zeitleiste markiert 📅, wann ein Termin lag.

• Buchen übernimmt den Termin ins Formular: Zeit, Dauer und Betreff als Beschreibung. Teilnehmer aus dem Projektteam werden zum Teilen vorgemerkt.
• Der Kalender wird nur gelesen – in Outlook wird nichts geändert.
• Verlangt Ihre Firma die Zustimmung eines Administrators, zeigt das Programm den passenden Link für Ihre IT.

So wird erfasst

• Feinmessung (Standard): alle 5 Sekunden ein Blick auf das aktive Fenster – sekundengenau, praktisch ohne spürbare Rechnerlast.
• Snapshot: nur alle 5, 10 oder 15 Minuten. Noch sparsamer, aber ungenauer.
• Blocklänge ist nur eine Ansicht der Rohdaten und lässt sich jederzeit umstellen, auch rückwirkend.
• Pausen: Ohne Maus und Tastatur zählt nach 5 Minuten nichts mehr (einstellbar). Wer lange Pläne liest, ohne zu scrollen, stellt besser 10–15 Minuten ein.
• Die Datei wird aus dem Fenstertitel erkannt – cadwork, Word, Excel, Acrobat, VS Code und viele mehr.

Updates

Die Zeiterfassung prüft beim Start und danach alle 6 Stunden, ob es eine neue Version gibt. Steht ein Update bereit, zeigt das ZE-Symbol einen Hinweis; das Programm listet die Neuerungen und installiert das Update per Klick – danach startet es von selbst neu. Manuell suchen: Klick auf die Versionsnummer oben rechts.

Daten & Datenschutz

• Alle erfassten Zeiten und Dateinamen bleiben lokal auf Ihrem Rechner. Wir sehen sie nicht.
• Nach Moco geht nur, was Sie selbst buchen und übertragen.
• Rohdaten werden nach 120 Tagen gelöscht (einstellbar), Buchungen bleiben erhalten.
• Für die Lizenz übermittelt das Programm nur Ihre E-Mail-Adresse und eine Gerätekennung an unseren Lizenzserver. Details in der Datenschutzerklärung.

Hilfe & Feedback

Im Programm oben „Hilfe & Feedback“: Frage, Fehler, Wunsch oder Lob direkt an uns senden – auf Wunsch mit technischen Infos. Unter „Meine Anfragen“ sehen Sie den Status und unsere Antworten. Oder per E-Mail an support@sc-offinger.com.

Häufige Fragen

Neuerungen